Quality is personal

Privacyverklaring Legaltree

Deze privacyverklaring geldt voor de verwerking van persoonsgegevens (hierna ook “gegevens”) door Legaltree. Onder “Legaltree” wordt begrepen: Legaltree B.V., gevestigd aan het Rapenburg 83 (2311 GK) te Leiden en iedere individuele aan Legaltree B.V. verbonden advocaat en praktijkvennootschap die op enig moment op de website www.legaltree.nl als zodanig of als Legaltree partner worden vermeld.

Hierna wordt Legaltree ook aangeduid met “wij”. De persoon wiens persoonsgegevens worden verwerkt duiden wij hierna ook aan met “u”. 

Welke gegevens verwerken wij en waarvoor?

Wij verwerken de volgende soorten persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • Contactgegevens (zoals naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, naam bedrijf, functie), en betalingsgegevens (zoals bankrekeningnummer) van onze cliënten of contactpersonen van cliënten, gebruiken wij om onze cliënten of contactpersonen van cliënten te identificeren, met hen te kunnen communiceren, voor het bijhouden van onze dossiers en om betalingen te verwerken.
  • Sommige contactgegevens van cliënten of contactpersonen van cliënten (naam, e-mailadres, telefoonnummer) gebruiken wij om hen te informeren over door Legaltree georganiseerde evenementen, en ook voor het overige voor het onderhouden van een zakelijke relatie met hen.
  • Ten behoeve van de identificatieplicht kunnen wij genoodzaakt zijn een kopie van het identiteitsbewijs van cliënten of bestuurders van cliënten en uiteindelijke eigenaren van cliënten die rechtspersonen zijn op te vragen en te bewaren. 
  • Persoonsgegevens die voorkomen in onze zaakdossiers (waaronder persoonsgegevens met betrekking tot onze cliënten, wederpartijen en derden) gebruiken wij voor het behartigen van de belangen van onze cliënten in de betreffende zaak, voor het inschrijven van de zaak in ons administratiesysteem en voor het doen van “conflict checks”. Onder persoonsgegevens die voorkomen in onze dossiers vallen ook persoonsgegevens in (elektronische) berichten die door ons worden verstuurd of ontvangen.
  • Gegevens (zoals naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, emailadres, bankrekeningnummer, BTW-nummer) van onze leveranciers of contactpersonen bij onze leveranciers gebruiken wij in het kader van het uitvoeren van de overeenkomst die wij met hen hebben, om met hen te kunnen communiceren, om hen te informeren over door Legaltree georganiseerde evenementen en ook voor het overige voor het onderhouden van een zakelijke relatie met hen.
  • Contactgegevens (zoals naam, emailadres, telefoonnummer) van andere personen met wie wij contact hebben gebruiken we om met hen te kunnen communiceren.
  • IP-adressen van bezoekers van de Legaltree-website kunnen worden gebruikt om website statistieken bij te houden en de gebruiksvriendelijkheid van de website te verbeteren.

Van wie ontvangen wij welke gegevens?

In sommige gevallen ontvangen wij uw gegevens van andere partijen of personen:

  • Gegevens van wederpartijen of contactpersonen van wederpartijen, zoals naam, contactgegevens en informatie die van belang is voor het dossier, kunnen wij ontvangen van cliënten of andere advocaten van wie wij dossiers overnemen. Gegevens van wederpartijen of contactpersonen van wederpartijen kunnen wij ook van wederpartijen zelf en/of deurwaarders ontvangen.
  • Gegevens van cliënten of contactpersonen van cliënten, zoals naam, contactgegevens en informatie die van belang is voor het dossier kunnen wij van wederpartijen en/of deurwaarders ontvangen.
  • We kunnen ten behoeve van de inschrijving van het dossier gegevens van bestuurders uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel opvragen, zoals naam, adres, woonplaats, geboortedatum, geboorteplaats.
  • We kunnen in het kader van de behandeling van het dossier uit openbare bronnen, zoals het Kadaster, het handelsregister van de Kamer van Koophandel, de Basisregistratie Personen (BPR) en het internet gegevens opvragen zoals naam, adres, woonplaats, geboortedatum, geboorteplaats, of overige informatie die relevant is in het kader van de behandeling van het dossier.
  • In het kader van betalingen aan de Stichting Derdengelden Legaltree kan de Stichting gegevens aan ons doorgeven van wederpartijen en/of derden die aan de Stichting betalingen doen. De gegevens worden alleen gedeeld in het kader van de behandeling van het dossier en daaruit voortvloeiende betalingen.

Met wie delen wij uw gegevens?

Wij verwerken de persoonsgegevens als uitgangspunt alleen voor onszelf en ten behoeve van de behandeling van het dossier. Maar in de volgende gevallen delen wij uw persoonsgegevens met andere partijen:

  • ICT-dienstverleners. Wij maken gebruik van ICT-dienstverleners, voor het hosten van de website, e-mail functionaliteit, elektronische dossiers, intranet, telefoonsysteem en het tijdschrijfsysteem. Deze ICT-dienstverleners slaan de gegevens alleen op en mogen ze slechts incidenteel in het kader van beheer inzien. De ICT-dienstverleners zijn gevestigd in Nederland.
  • Boekhouders/accountants. Wanneer wij onze boekhouding uit handen geven, zullen daarbij persoonsgegevens van leveranciers die op facturen staan moeten worden doorgegeven aan de boekhouder of accountant. De boekhouders en accountants zijn gevestigd in Nederland.
  • Andere leveranciers. We gebruiken in het kader van onze werkzaamheden ook andere leveranciers (waaronder hulp-personen) die daarvoor persoonsgegevens moeten verwerken, zoals archiveringsbedrijven, postverwerkingsbedrijven, secretaresses en vertalers. De leveranciers zijn als uitgangspunt gevestigd in Nederland. Als het gaat om juridische bijstand of een juridische procedure in een ander land, dan kunnen de leveranciers (bijvoorbeeld vertalers) ook buiten Nederland gevestigd zijn.
  • Experts. Ten behoeve van de behandeling van een dossier kan de inschakeling van experts (zoals bijvoorbeeld medisch experts, technische experts of financiële experts) noodzakelijk zijn. Met deze experts zullen onder omstandigheden persoonsgegevens worden gedeeld.
  • Andere advocaten. Gegevens uit de dossiers kunnen wij delen met advocaten van wederpartijen, hoofdzakelijk in het kader van een geschil of een juridische procedure. Wanneer een andere advocaat een dossier van ons overneemt of daarin meewerkt, zullen met hen ook in het kader van de overname van het dossier, dan wel de behandeling daarvan gegevens worden gedeeld.
  • Stichting Derdengelden. Ten behoeve van betalingen aan de Stichting Derdengelden Legaltree kunnen wij namen van cliënten, wederpartijen of derden delen met de Stichting.
  • Notarissen. Ten behoeve van transacties kunnen wij gegevens delen met de daarbij betrokken notarissen.
  • Deurwaarders. In het kader van een geschil of juridische procedure kunnen wij gegevens, met name in processtukken, doorgeven aan deurwaarders ten behoeve van betekening of hun andere taken.
  • Gerechtelijke instanties. In het kader van een geschil of juridische procedure kunnen wij gegevens, met name in processtukken, delen met de betreffende gerechtelijke instantie waar we procederen. Onder gerechtelijke instanties worden in het kader van deze verklaring tevens begrepen arbitrale tribunalen en bindend adviseurs.
  • Mediation. In het kader van een mediation-traject kunnen wij uw gegevens, met name in de uitgewisselde stukken, delen met de betreffende mediator.
  • Orde van Advocaten. In het kader van controles door de Orde van Advocaten kunnen wij verplicht zijn inzage te geven in enkele dossiers, waar ook persoonsgegevens in voor kunnen komen. De medewerkers van de Orde zijn verplicht tot geheimhouding van deze gegevens.
  • Overheidsinstanties. Overheidsinstanties kunnen ons verplichten bepaalde persoonsgegevens te verstrekken. Echter, dit geldt alleen als het voor de overheidsinstantie mogelijk is om ons verschoningsrecht te doorbreken.

De experts, andere advocaten, notarissen, deurwaarders, gerechtelijke instanties, mediators en overheidsinstanties zijn als uitgangspunt gevestigd in Nederland. Maar als het gaat om dienstverlening zoals juridische bijstand aan een buitenlandse cliënt of om een geschil, mediation of juridische procedure in (verband met een persoon of partij in) een ander land, dan kunnen die personen of partijen ook buiten Nederland gevestigd zijn.

Bent u verplicht om bepaalde gegevens te verstrekken?

Ja. Om aan onze wettelijke identificatieplicht te voldoen, hebben we een aantal basisgegevens nodig aan de hand waarvan we u kunnen identificeren (naam, adres, woonplaats, indien nodig kopie paspoort).

Om het dossier in behandeling te kunnen nemen en u zodoende juridisch bij te kunnen staan, zullen we bepaalde gegevens over uw situatie nodig hebben. Uiteraard overleggen we vooraf met u over deze gegevensverstrekking.   

Op welke grondslagen ("rechtsgronden") is het gebruik van uw gegevens gebaseerd?

Wij gebruiken uw gegevens op basis van de volgende grondslagen ("rechtsgronden"):

•              de gegevens zijn nodig voor het afsluiten en/of uitvoeren van de overeenkomst van opdracht  die wij met u hebben, of waarbij u partij bent.

•              Om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, waaronder de identificatieplicht en de fiscale administratieverplichtingen.

•              De gegevens zijn nodig voor ons gerechtvaardigd belang, of dat van een ander. De gerechtvaardigde belangen worden in deze privacyverklaring genoemd.

•              Voor specifieke verwerkingen kunnen wij apart uw toestemming vragen.

Geven wij uw gegevens door naar buiten de Europese Economische Ruimte (‘EER’)?

De gegevens in uw dossier worden elektronisch opgeslagen bij een ICT-dienstverlener en fysiek bij een archiefbedrijf in Nederland.

De andere, hiervoor genoemde, partijen of personen met wie wij gegevens delen zijn als uitgangspunt in Nederland gevestigd. Maar als het gaat om juridische dienstverlening zoals juridische bijstand verlenen aan een buitenlandse cliënt of een geschil, mediation of juridische procedure in een ander land, dan kunnen die personen of partijen ook buiten Nederland en ook buiten de EER gevestigd zijn. Dat geldt ook voor cliënten, wederpartijen of andere betrokken derden buiten de EER. Wij kunnen  dus genoodzaakt zijn om bepaalde persoonsgegevens naar die partijen of personen buiten de EER door te geven; dat gebeurt altijd uitsluitend ten behoeve van die juridische dienstverlening.

De gegevens in ons tijdschrijfsysteem worden binnen de EER opgeslagen, echter een volledig versleutelde back-up daarvan wordt buiten de EER opgeslagen, deze back-up is echter uitsluitend toegankelijk voor ons.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor wij ze verzamelen, ontvangen en/of gebruiken. Daarbij gelden de volgende bewaarcriteria:

•              Contactgegevens van cliënten bewaren wij zolang als we juridische diensten voor hen verlenen en tot vijf jaarna het eindigen van de relatie. Als het gaat om contactgegevens die in zaakdossiers staan, geldt de hieronder genoemde bewaartermijn voor zaakdossiers.

•              Voor gegevens in zaakdossiers, waaronder de daarvoor relevante (elektronische) berichten die zijn uitgewisseld in het kader van onze juridische dienstverlening, geldt een maximale bewaartermijn van 20 jaar.

•              Voor gegevens van leveranciers en andere personen met wie wij contact hebben, waaronder (elektronische) berichten die zijn uitgewisseld, geldt een maximale bewaartermijn van 10 jaar.

•              Voor gegevens die voorkomen in onze financiële administratie, met name op facturen, geldt een maximale bewaartermijn van zeven jaar.

Welke rechten heeft u?

U heeft op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in ieder geval de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

•              een kopie en inzage te vragen in uw gegevens;

•              informatie te ontvangen over de verwerking van uw gegevens;

•              incorrecte gegevens te laten corrigeren;

•              onvolledige gegevens compleet te maken, gezien de doeleinden waarvoor die worden verwerkt;

•              uw gegevens te laten verwijderen;

•              uw gegevens te laten "beperken";

•              bezwaar te maken tegen het gebruik (de verwerking) van uw gegevens;

•              als u toestemming heeft gegeven voor het gebruik van uw gegevens, die toestemming weer in te trekken. De intrekking geldt dan voor toekomstig gebruik van uw gegevens;

•              als u de gegevens zelf hebt aangeleverd of wanneer gegevens door u zijn aangemaakt, en u daarvoor toestemming hebt gegeven of de gegevens nodig zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst, en als de gegevens elektronisch worden verwerkt: om uw gegevens in een gestructureerd en gangbaar format mee te krijgen en, als dat technische mogelijk is, deze op die manier aan een andere partij over te laten dragen);

•              een klacht in te dienen bij de bevoegde privacy-toezichthouder, in Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens.

Het kan zijn dat wij in bepaalde gevallen het recht hebben om uw verzoek te weigeren, bijvoorbeeld wanneer dit noodzakelijk is in het belang van de zaak die wij behartigen, of omdat bepaalde gegevens onder onze geheimhoudingsplicht vallen. In dat geval zullen we toelichten waarom we het verzoek weigeren. Als we met u een overeenkomst hebben, kan het zijn dat we die niet meer kunnen uitvoeren als we bepaalde gegevens niet van u hebben, dit zullen wij dan ook toelichten.

Wat als u verzoeken, vragen of klachten heeft?

Om uw rechten uit te oefenen of als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen met de Legaltree partner die uw accountmanager is, of een email bericht sturen naar privacy@legaltree.nl. De contactgegevens van alle Legaltree partners staan op onze website.

Als u niet (langer) door ons benaderd wilt worden in het kader van het onderhouden van een zakelijke relatie, dan kunt u dit laten weten aan de betreffende Legaltree partner of via privacy@legaltree.nl. Wij zullen u dan niet langer daarvoor benaderen.

Als u algemene vragen heeft over deze privacyverklaring kunt u een email bericht sturen naar privacy@legaltree.nl.

Kunnen we deze privacyverklaring aanpassen?

Ja. Deze privacyverklaring is van 22 mei 2018. We behouden ons het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. Als het om een belangrijke wijziging gaat zullen wij u daarvan op de hoogte brengen, bijvoorbeeld door u een email-bericht te sturen.